Was brauche ich für eine gute Tagung?

Tagung ist nicht gleich Tagung. Eine erfolgreiche Tagung erfordert nicht nur eine gute Planung, sondern auch die richtige Ausstattung und Umgebung. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Vorbereitung berücksichtigen sollten:

1. Geeignete Räumlichkeiten: Beginnen Sie mit der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes. Die Räumlichkeiten sollten ausreichend Platz für alle Teilnehmer:innen bieten und über die erforderliche Ausstattung wie Bestuhlung, Audio- und Videotechnik sowie Internetzugang verfügen. Stellen Sie sicher, dass alle technischen Geräte einwandfrei funktionieren.

2. Agenda und Zeitplan: Erstellen Sie eine detaillierte Agenda mit den geplanten Programmpunkten und halten Sie den Zeitplan ein. Berücksichtigen Sie dabei ausreichend Pausen zum Austausch und Netzwerken der Teilnehmern:innen sowie zum frische Luftschnappen und Energie auftanken. Der beste Zeitrahmen fürs Tagen, ist von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr.

3. Pausen & Verpflegung: Pausen bieten den Teilnehmer:innen die Gelegenheit des Austauschs und des Durchatmens. Eine gute Verpflegung trägt dazu bei, die Konzentration der Teilnehmer:innen und den Energie bedarf aufrechtzuerhalten. Berücksichtigen Sie dabei auch etwaige Diätwünsche oder Allergien der Teilnehmer:innen.

4. Unterlagen und Materialien: Bereiten Sie alle erforderlichen Unterlagen und Materialien im Voraus vor, wie z. B. Präsentationen, Handouts oder Namensschilder. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer:innen Zugang zu diesen Materialien haben. Checken Sie auch, ob der Veranstaltungsort die Möglichkeit bietet, spontan noch fehlende Unterlagen zu drucken o.ä.

5. Feedback und Evaluation: Schließen Sie die Tagung mit einer Feedback-Runde ab, um die Meinungen der Teilnehmer:innen einzuholen und Verbesserungsvorschläge für zukünftige Veranstaltungen zu sammeln. Eine Evaluation hilft Ihnen dabei, den Erfolg der Tagung zu bewerten und zu optimieren. Geben Sie das Feedback ggf. auch an die Location weiter, falls es sie betrifft.

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen, Ihre nächste Tagung zu einem vollen Erfolg zu machen.